RESUMEN
Este trabajo
está orientado al sector empresario,
especialmente a los niveles gerenciales, directivos, estratégicos y/o
decisionales.
El objetivo
del presente es presentar a la sociedad
una visión totalmente innovadora de la situación de la Informática
empresaria en la actualidad, y fundamentalmente con la mira puesta en la década
que ha comenzado. Si bien es un trabajo creado y nacido en nuestro país, para
el cual está dirigido fundamentalmente, estas ideas son factibles de ser
aplicadas en otros países, aun los más avanzados.
Primeramente realizamos una reseña del ambiente
informativo de la década pasada, hacemos un análisis
de la importancia de la Información
para la
Empresa de la década del 90, presentando las suposiciones de cómo va a ser
el ambiente informativo en la misma.
Luego realizamos una introducción
a los Sistemas
de Información Gerencial. Seguidamente se introduce KEOPS, una serie de
metodologías, técnicas,
sistemas
y software
inteligente desarrollados desde una visión multidisciplinaria (Informática, Administración
de Empresas, Gestión
de Negocios,
Sociología,
Psicología, Estrategia,
Estudios de Mercado,
etc.) con el objetivo de poner Tecnología a
disposición del empresario y directivo de la década del 90.
De esta forma implementamos en una Empresa
un Sistema
de Información Gerencial. Finalmente en la conclusión de este trabajo,
presentamos las alternativas que nos depara el futuro en lo que respecta al
tema de la Información.
Áreas Temáticas:
Administración de Empresas,
Gestión de Negocios, Informática.
Descriptores:
Información, Conocimiento,
Software Inteligente, Bases Documentales, Management Information System, Ingeniería
del Conocimiento, Fijación de objetivos,
Toma de Decisiones,
Modelos
Mentales, Computación
Cooperativa,
Redes de PC's,
Entornos Gráficos,
Administración
en tres pantallas.
1.
Introducción.
Estamos rápidamente viajando por la última década del siglo
XX. Estamos con un pie en el siglo XXI. En este siglo hemos vivido revoluciones
y grandes progresos intelectuales.
La revolución
industrial, la creación de máquinas pseudos
inteligentes, hemos conocido otros lugares del espacio...
Estamos ingresando a la era del conocimiento, estamos
formando una sociedad informada y se consolida un nuevo modelo
cultural en torno
a esta sociedad, la denominada Sociedad de la Información. La actual etapa
argentina, se da en un mundo inmerso en una revolución
científica-tecnológica de incalculables alcances, donde las decisiones se
apoyan cada vez menos en factores aleatorios.
Hay un nuevo paradigma
de poder
que se radica en la capacidad de crear y aplicar nuevo conocimiento. El nuevo
mundo pasa a ser monitoreado por aquellos países que se convierten en
fabricantes de conocimiento. Desde nuestro puesto de trabajo, nuestra empresa o
profesión, necesitamos, podemos y debemos intentar marchar hacia esa nueva
sociedad.
En este trabajo vamos a presentar una serie de ideas que
son la base para implementar un Sistema de
Información Gerencial en una Empresa u Organización.
Las bases teóricas que deben comprenderse son :
·
Todos los tipos de
información.
·
La administración de
tres pantallas.
·
Las redes de computadoras.
·
La computación
cooperativa.
El
Concepto de datos
Para entrar
a hablar de información es necesario comenzar hablando del concepto de dato. Un
dato puede considerarse como un elemento no tratado; como una señal emitida.
Por ejemplo la cifra 1.000 millones es un dato. Sin embargo, si nos detenemos a
analizar ese dato, en realidad no dice mucho. Inicialmente no se sabe a que
empresa o persona se refiere; por otro lado no se sabe a que se refiere: ¿la
empresa presentó 1.000 millones de utilidad? ó ¿1.000 millones de pérdida? ó
¿1.000 millones de pasivos?
Para que un
dato tenga algún tipo de validez, tiene que presentarse en un contexto. Debe
ser procesado y analizado para poder inferir una conclusión del mismo. En el
momento en que un dato es procesado, se le puede considerar información. Si los
1.000 de ejemplo anterior, se muestra como una utilidad y adicionalmente, se
muestran los componentes que los generaron, se puede hablar de información.
Los datos
son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores y se
caracterizan por no contener ninguna información. Un dato puede significar un
número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que represente una
cantidad, una medida, una palabra o una descripción.
La
importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un
contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen
capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el
comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles, deben convertirse en
información para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.
El
Concepto de Información
"El
partido por la eliminatoria al mundial de Francia, terminó empatado entre las
selecciones de Argentina y Colombia". "Los análisis de sensibilidad
nos permiten evaluar diferentes alternativas de inversión". "La
utilidad neta aumentó un 25% con respecto al año anterior". "Ese
coche alcanza los 180Km/hora" "3x5= 15” ... todo esto son ejemplos
de información. Diariamente las personas producen, solicitan y reciben
información que utilizan de diferentes maneras.
En su
concepto más elemental, la información es un mensaje con un contenido
determinado emitido por una persona hacia otra y, como tal, representa un papel
primordial en el proceso de la comunicación, a la vez que posee una evidente
función social. A diferencia de los datos, la información tiene significado
para quien la recibe, por eso, los seres humanos siempre han tenido la
necesidad de cambiar entre sí información que luego transforman en acciones.
"La información es, entonces, conocimientos basados en los datos a los
cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propósito y
utilidad”.
Los
interrogantes que se formulan los responsables de la dirección, tienen
principio en la necesidad de tomar decisiones cada vez más acertadas. La
finalidad de estas decisiones es obtener lo que la compañía pretende lograr;
que es exactamente la razón por la cual el dueño o los accionistas de una
empresa invierten su dinero en ella. Este concepto es desarrollado en lo que
Goldratt ha denominado la meta de toda compañía, y corresponde a la obtención
de dinero ahora y en el futuro.
"En
ocasiones los ejecutivos no relacionados con los negocios dicen que la meta de
los gerentes de empresa es sencilla: generar una utilidad. Sin embargo, la
utilidad es realmente sólo la medida de un excedente generado mediante las
operaciones propias de una organización o entidad. En el sentido real, en todas
las clases de organizaciones, tanto comerciales, como no comerciales, la meta
lógica y públicamente deseable debe ser un excedente. Por lo tanto, los
gerentes tienen que crear un ambiente en que las personas puedan lograr las
metas del grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales y
descontento personal con el que puedan lograr la mayor cantidad posible de una
meta deseada con los recursos disponibles".
La entrada,
el procesamiento y la salida de datos constituyen procesos que tienen como
objetivo fundamental integrarse a un rol de toma de decisiones, que se presenta
como herramienta apropiada y de apoyo a la gerencia. Es por esto, que las
organizaciones que pretendan mantenerse competitivas, actualizadas y generando
valor agregado en sus quehaceres diarios necesitan estructurar Sistemas de
Información que soporten las labores repetitivas, tediosas y que restan tiempo
valioso del recurso humano que se encuentra en el nivel estratégico de una
organización.
La
información como recurso
Con
anterioridad a la década de los 80's, la información no se consideraba como un
activo importante dentro de las empresas. En ocasiones se llegó a considerar
como algo perjudicial y recorrió una extensa evolución hasta ostentar el valor
estratégico para los negocios que ahora tiene.
El
cambio de concepción con respecto a la información ha pasado por tres fases: en
la primera (1950-1970), se asociaba la información con una montaña de papeles
que formaban parte de las burocracias y que si se salía de control podía
estrangular una organización: se tomaba como un mal necesario. En un segundo
momento (1970-1980), la información se tomó como un soporte administrativo
global de las organizaciones y se asociaba con la expedición incesante de
cientos y cientos de informes por doquier concernientes con todas las áreas
funcionales de la empresa.
Desde
1980 hasta el presente, se ha visto que la información es una herramienta vital
de soporte a las decisiones administrativas y que no solo sirve para expedir
informes sino también para hacer análisis que conduzcan a diagnosticar el
estado actual de las empresas.
La
información de más alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del
procesamiento de datos, desarrollando modelos y métodos que presenten
información adecuada a cada nivel administrativo tomando en cuenta el alcance y
la naturaleza de la información y el grado en que interactúa cada
administrador. La información producida por el sistema debe presentar las diez
características siguientes:
o
Accesibilidad
Facilidad
y rapidez con que se puede obtener la información resultante.
o
Comprensibilidad
Integridad
del contenido de la información. No se refiere necesariamente al volumen sino
que el resultado sea completo.
o
Precisión
Ningún
error en la información obtenida. Cuando se trata de un gran volumen de datos,
en general se producen dos clases de errores: de trascripción y de cálculo.
Muchos aspectos de esta característica pueden ser cuantificados.
o
Propiedad
El
contenido de la información debe ser apropiado para el asunto al cual esta
enfocado, tiene una estrecha relación con lo solicitado por el usuario.
o
Oportunidad
Se
relaciona con una menor duración del ciclo del proceso: entrada, procesamiento
y entrega al usuario. Para que la información sea oportuna, es preciso reducir
la duración de este ciclo.
o
Claridad
Es el
grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas. A la claridad
puede asignársele un valor muy preciso en dinero.
o
Flexibilidad
Adaptabilidad
de la información, no sólo a más de una decisión, sino a más de un responsable
de la toma de decisiones.
o
Verificabilidad
Posibilidad
de que varios usuarios examinen la información y lleguen a la misma conclusión.
o
Imparcialidad
No debe
existir ninguna situación que altere o modifique la información con el fin de
hacer llegar a una conclusión preconcebida.
o
Cuantificabilidad
Naturaleza
de la información producida por un sistema formal de información. Aunque a
veces los rumores, conjeturas y otros se consideran como información, están
fuera de nuestro ámbito.
Conceptos
básicos.
La Información.
Información es el cúmulo de todo lo que observamos a
diario, toda representación de un hecho cualquiera, todo lo que pensamos y
fundamentalmente todas las conclusiones que pudiéramos llegar a obtener.
Dichas conclusiones las logramos luego de un proceso
de razonamientos, deducciones, y decisiones en base a los datos obtenidos
por los
sentidos, abstrayéndonos de impedimentos de distancias, tiempos, inteligencia
o capacidad.
Definiremos Información orientada a la Empresa, a aquella
información que sirve en el presente o en el futuro a los objetivos de desarrollo
y crecimiento de la organización.
El mundo necesita cada vez más un mejor sistema
para el manejo de la información.
Sin información, nada sucede, con información correcta todo es posible. La
cuestión es, cómo y dónde buscar la información que necesitamos, cómo obtenerla
?.
El Ambiente
Informativo.
Características del ambiente informativo en la década del
80.
El ambiente informativo de la década pasada estuvo
caracterizado por el crecimiento explosivo de la información, la rapidez de la
obsolescencia de la información técnica, la aparición de nuevas disciplinas, la
superposición temática de materias, la eliminación de las trabas al flujo
informativo determinado por las distancias y el tiempo,
una mayor dependencia a la información en la actividad económica, una
diversificación de la cantidad de organizaciones
que se dedican a su manejo y una mayor dependencia respecto a la informática
y el teleprocesamiento para procesar y recuperar información.
Los problemas
del crecimiento de la información.
Uno de los problemas clásicos que presenta el usuario de la
información es la imposibilidad de que se lea y memorice todo lo que tiene una probabilidad
alta de ser útil en el futuro y por lo tanto, necesario de ser recuperado en
ese tiempo posterior. Otro gran problema es el altísimo costo que
significa para un usuario u organización
usuaria registrar toda la información que muestra un interés
potencial futuro. En general podemos incluso calificar este costo de
inalcanzable.
Características del ambiente informativo en los '90.
En los años venideros se puede esperar una reducción de la
información impresa y una disminución del esfuerzo de selección de
la información a registrar. Habrá una tendencia creciente a registrarlo todo y
a recuperar en cada momento según la necesidad.
Posiblemente desaparezcan las revistas científicas y técnicas, y
sean reemplazadas por artículos independientes entregados a quien los demande.
Se marchará hacia la concentración de la información en grandes depósitos y a
un correlativo aumento de organizaciones que recuperen dicha información para
los usuarios.
Dentro de muchas organizaciones se creará el departamento
de Administración
de Información, que llamamos "Centro Informático", al cual podrán
acceder todos los integrantes de la organización
para recuperar información desde sus terminales.
Es frecuente encontrar
en la literatura
términos como:
SIG (Sistemas
de Información Gerencial). IRM (Information Resources Management o Administración
de los recursos
de Información). MIS (Management Information Systems o Sistemas
de Administración de la Información). EIS (Executive Information Systems o Sistemas de Información
para ejecutivos). ESS (Executive Support Systems o Sistemas de apoyo a
ejecutivos). DSS (Decisión Support Systems o Sistemas de apoyo a las
decisiones). MSS (Management Support Systems o Sistemas de apoyo a la Gerencia).
En todos los casos resulta difícil terminar de comprender
si se esta hablando de un concepto, un producto,
una teoría,
un Sistema, o una metodología.
Por ello en este trabajo
vamos a referirnos a un S.I.G. como la suma de 3 elementos:
·
a) Una serie de
conceptos y técnicas.
·
b) El soporte de
dichas técnicas.
·
c) La integración de
los elementos anteriores.
La primera es la visión técnica.
La segunda es la visión tecnológica: Qué soluciones
tecnológicas en términos de hardware, software, comunicaciones,
etc. están disponibles para llevar a la práctica estos conceptos?
La tercera es la visión de empresa, la
visión integradora materializada a través de de una serie de estrategias
para llegar a un objetivo
común paso a paso.
Definición.
Un Sistema de
Información Gerencial es un conjunto extenso y coordinado de subsistemas de
información que están racionalmente integrados y transforman los datos en una
variedad de formas para mejorar la productividad
conforme a los estilos y características de los administradores con base a
criterios de calidad
establecidos.
Objetivos
de un S.I.G.
Un Sistema de Información Gerencial tiene como objetivo
principal dar apoyo o soporte a los niveles medios
y altos de las organizaciones para mejorar la calidad en el proceso
de la toma de
decisiones. Para ello deberá contar con un eficiente Sistema de
Administración y Filtro de la Información Total.
¿Porqué los sistemas
de información?
Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el
tiempo, en otra área funcional de la empresa, tal como la de contabilidad,
finanzas, mercadeo o producción. En la actualidad toda organización exitosa se
ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información
(TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la
competencia.
Es importante tener en cuenta que un sistema de información
necesita justificar su implementación desde el punto de vista costo /
beneficio, partiendo de la concepción del valor que se le otorgue a la
información dentro de una organización.
Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y
tangible de acuerdo a la organización, pues es diferente hacer el análisis desde
el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo académico que pretende
prestar un servicio social como lo es la salud o educación pública.
Los beneficios
que se pueden obtener usando sistemas de información son los siguientes:
o Acceso
rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.
o Mayor
motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las
directivas.
o Generación
de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y
controlar con un sistema manual.
o Posibilidad
de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de
información que presentan elementos claros y sustentados.
o Evitar
pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de
datos que se pueden compartir.
o Impulso a
la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para
encontrar y manipular la información.
o Soluciona
el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel
directivo se hace más efectiva la comunicación
o Organización
en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés general
y particular.
o Generación
de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico,
multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes
nacionales e internacionales.
o Acceso a
programas y convenios e intercambios institucionales.
o Aumento de
la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación de
información repetida.
Desde el punto de vista de los costos, sin entrar a ser
específico se resumen en los siguientes rubros:
o Hardware
(equipos necesarios para el procesamiento de la información)
o Software
(adquisición o desarrollo de aplicaciones a la medida y programas genéricos a
nivel comercial)
o Personal
(personas que intervienen en el sistema para procesar, controlar y administrar
la información)
o Otros
costos (generación de informes, formatos, estandarización de procesos)
Dependiendo del tipo de sistema de información que se esté
tratando, las funciones esenciales que respaldan su existencia se verán
modificadas. En general, los sistemas de información tienen como objetivo:
o Respaldar
las operaciones empresariales.
o Respaldar
la toma de decisiones gerenciales.
o Respaldar
la ventaja competitiva estratégica.
o Contribuir
a la automatización de actividades y procesos en las empresas.
o Llevar la
información de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que
así lo requieran.
o Proporcionar
un diagnóstico de la empresa en un momento dado.
o Dar
elementos de juicio para realizar pronósticos para la empresa.
¿Qué hace un
sistema de información?
Un sistema de información ejecuta tres actividades
generales. En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la
empresa como elementos de entrada. Después, actúa sobre los datos para producir
información. Por último el sistema produce la información para el futuro
usuario, que posiblemente sea un gerente, un administrador o un miembro del
cuerpo directivo.
La evaluación de la información obtenida, permite la
retroalimentación del sistema, los componentes de un sistema de información que
se muestra a continuación:
Componentes de un
Sistema de Información
El sistema de información debe contener, sino todos, por lo
menos algunos de los elementos siguientes.
o Dispositivos
de entrada y preparación de datos.
o Dispositivos
de almacenamiento de datos.
o Equipo y
medios de telecomunicaciones.
o Equipo de
procesamiento de datos.
o Dispositivos
terminales.
o Procedimientos,
programas, métodos y documentación.
o Modelos de
manejo de datos.
o Salas para
toma de decisiones.
o Analistas
de sistemas de información, para establecer y utilizar los elementos
anteriores.
Conceptos en que
se basa un SIG
Debido a que un componente del sistema es en sí mismo un
sistema, se le llama subsistema. El subsistema puede ser definido como una
unidad que trabaja con otros subsistemas para lograr un fin específico. En el
sistema debe haber existir un medio de transferencia de información entre los
subsistemas de manera que cada uno pueda realizar su tarea. La información se
transmite a los subsistemas a través de interfaces, los cuales son elementos de
interconexión en los límites de un sistema o subsistema que dan paso a
información.
Muchos subsistemas son de gran importancia en sistemas de
administración de información basada en computadoras. Estos son: la estructura
organizacional, las personas, la tecnología, máquinas y datos o información.
El subsistema de estructura organizacional incluye los
planes y actividades de la organización. Este subsistema compuesto por las
personas indica que se hace y porqué. El subsistema compuesto por las personas
indica quién desarrolla, opera y utiliza los sistemas de la organización. El
subsistema de tecnología indica como se hace el procesamiento y almacenamiento
(en hardware y software). Por tanto la relación entre los diferentes
componentes del subsistema de información es necesaria para realizar un trabajo
adecuado de análisis de sistema.
Ejemplos de
algunos subsistemas identificados en una organización:
o Subsistemas
de Producción
1. Planeación de recursos de manufactura
2. Sistemas de Ejecución de manufactura
3. Control de procesos
o Subsistemas
de Mercadeo
1. Marketing
2. Automatización de la fuerza de ventas
3. Publicidad y Promoción
4. Investigación de Mercado
o Subsistemas
de Administración de Recursos Humanos
1. Análisis de remuneración
2. Inventario de las habilidades de los empleados
3. Elaboración de pronósticos de los requerimientos del
personal
o Subsistemas
de Contabilidad
1. Procesamiento de pedidos
2. Control de manufacturas
3. Cuentas por cobrar
4. Cuentas por pagar
5. Nómina
o Subsistemas
Financiero
1. Manejo de Efectivo
2. Manejo de Créditos
3. Manejo de Inversiones
4. Presupuesto de capital
5. Elaboración de pronósticos
Organización del
SIG dentro de la Empresa
Los sistemas de información (SI) generalmente se clasifican
en seis clases diferentes, los cuales se encuentran relacionados entres sí:
Sistemas de Información Gerencial (SIG), Sistemas de Procesamiento de
Transacciones (STP), Sistemas de Soporte de Decisiones (SSD), Sistemas para la
Administración de Reportes (SAR) y por último los Sistemas de Información de
Oficina (SIO).
Cada modalidad de sistema desempeña un importante papel en
el control y la coordinación de muchas partes o componentes de una organización
o una empresa.
Por otro lado existe la sexta clase de los sistemas de
información; Sistemas de Información Estratégico (SIE), los sistemas
estratégicos como describiremos adelante, están enfocados a crear o permitir
lazos e integración de entidades (organizaciones) para crecer, competir y
sobrevivir dentro de su ambiente. En la figura se muestra la relación y las áreas
de uso de los sistemas de información mencionados con los niveles
organizacionales, así como las dimensiones de decisión en este modelo.
Niveles
administrativos y los Sistemas de Información.
Cualquier sistema o subsistema tiene un límite entre él
mismo y el ambiente en el cual existe. El ambiente puede verse como otro
sistema. La salida de un sistema es la entrada de otro. El sistema debe
adaptarse a su ambiente como ya se menciono anteriormente debe cumplir la
característica de adaptabilidad para poder tener una vida larga útil.
Clasificación de
los SI
En la actualidad SIG es un concepto que está evolucionando
y que cubre una gran variedad de sistemas, SIG es un concepto que incorpora
SPT, SAR, SSD, SIO, sistemas Basados en Conocimientos entre otros, tal como se
muestra en la figura siguiente:
Sistemas de
información gerencial y las áreas que integra.
Un sistema de información gerencial es un sistema integrado
que proporciona información con el objeto de apoyar la planeación, control y
las operaciones de una organización con el fin de desarrollar información útil
en la administración. Implica personal, procedimientos, equipos, modelos y
otros.
Los sistemas de información gerencial se distinguen de los
sistemas de procesamiento de datos y de transacciones porque destacan la toma
de decisiones administrativas.
El procesamiento de transacciones proporciona algunos datos
necesarios, si bien no todos, para generar la información que necesita la
gerencia.
Un sistema de información gerencial utiliza la información
del pasado, presente y de proyección para apoyar la solución de problemas y la
toma de decisiones. Lo importante es tener disponible la información de manera
oportuna, que sea uniforme entre todos los usuarios sin tomar en cuenta el
departamento donde ellos trabajan.
El concepto de sistema de información gerencial en tener
presente de que existe un requerimiento esencial para la comunicación entre los
diferentes centros de decisiones de una organización. Por ello, cada elemento
de una organización para tomar decisiones depende de los datos de información
que se originan en otras áreas de la organización.
Un componente básico de los sistemas de información
gerencial es el conjunto de procedimientos que lo sustentan. La falta de uno de
los procedimientos es un factor decisivo al evaluar la utilidad y éxito del
sistema. A continuación se describen los procedimientos principales de un
sistema:
o Captura y
validación de datos:
Define la forma en que deben capturarse y validarse los
datos, para mantener una integridad y precisión, debido a que datos inexactos o
incompletos pueden traer como consecuencia toma de decisiones incorrectas y por
tanto obtener malos resultados para la organización.
o Administración
de datos:
Control de almacenamiento y conservación de datos por medio
de procedimientos y normas para garantizar el acceso desde varias aplicaciones.
o Seguridad e
integridad:
Procedimientos que garanticen la integridad de los datos,
evitando perdidas, y controlando el acceso sólo a personas autorizadas, así
como los movimientos que se lleven a cabo con ellos: captura, recuperación,
cambios, etc.
Condiciones para convertirse en el gerente de un SIG
Habilidades que necesita el gerente del SIG
o Conocimiento
total de la campaña y de sus objetivos
o Capacidad
de comunicarse con eficacia, en forma oral y por escrito
o Buenas
relaciones con los diferentes gerentes
o Capacidad
de dirigir proyectos
o Conocimiento
del procesamiento automatizado y la tecnología de comunicación de datos
o Capacidad de
diseñar los sistemas y de juzgar el diseño
Como hemos visto para el funcionamiento de los Sistemas de
Información Gerencial se necesita la interacción de un conjunto de elementos
que abarcan todos los niveles de la empresa, por lo tanto, quien dirija uno de
ellos debe tener amplias capacidades, conocimiento suficiente de la empresa y
amplia experiencia gerencial, además de tomar en cuenta y asegurar que se
lleven a cabo algunos de los fines que deben satisfacer estos sistemas. Para
ello el gerente debe buscar:
o Emplear
convenientemente las tecnologías de información para diseñar instituciones que
sean competitivas y eficaces.
o Satisfacer
los requerimientos de negocios y de sistemas dentro de un entorno económico
global
o Lograr el
desarrollo de una arquitectura de información que dé soporte a sus metas.
o Lograr que
la organización valorice su sistema de información.
o Garantizar
el uso ético y responsable del sistema, lo mismo que vigilar si el sistema es
adecuado tanto para la organización como para las personas que allí laboran.
Por esta razón, los niveles de oportunidades de trabajo se
incrementan de una manera acelerada en diferentes áreas del conocimiento.
Indiscutiblemente, las computadoras han invadido ya todos y
cada uno de los campos de la actividad humana: ciencia, tecnología, arte,
educación, recreación, administración, economía y de acuerdo a la tendencia
actual, nuestra civilización y las venideras dependerán cada vez más de estos
"cerebros" electrónicos.
Management Information Systems (MIS).
En muchos aspectos, el campo de la
administración de los sistemas de información puede ser caracterizado por
una evolución
en sus áreas de estudio. La focalización inicial se orientó a la introducción
y automatización
de los sistemas
administrativos. Estos esfuerzos derivaron en el concepto de MIS como un
tipo de sistemas de apoyo a la gerencia.
Los MIS tienen como característica más típica su relación
con el desarrollo
de los informes
necesarios para manejar actividades estructuradas y bien especificadas. La
implementación de grandes sistemas de transacciones, como por ejemplo ingreso
de órdenes, junto con la capacidad de extraer información para la gerencia,
representa el clásico dominio de los
MIS.
Decisión Support Systems (DSS)
Una importante evolución en el estudio de los sistemas de
información se orientó a los DSS. Este tipo de Sistemas de soporte a la gerencia
apunta a decisiones semi-estructuradas, donde los beneficios clave residen en
las mejoras cualitativas introducidas en los procesos
de decisión.
Los sistemas necesitan ser interactivos y altamente
flexibles, requiriendo diferente tecnología y
metodología de diseño.
Los DSS aún están orientados a una tarea específica, aunque la naturaleza
semiestructurada de los procesos de decisión es la clave del análisis
más que un procedimiento
operativo Standard. Estos sistemas han tenido su principal impacto en la
gerencia de nivel medio y en el staff profesional.
Diferencias entre los DSS y los MIS.
Los D.S.S. (Decisión Support Systems - Sistemas de soporte
de las decisiones), como los M.I.S. (Management Information Systems - Sistemas
de Administración de la Información) son herramientas
de control.
Respaldan la toma de decisiones y la administración, si bien no reemplazan a
los gerentes ni a sus juicios ni a su intuición, ni a su experiencia.
Existen decisiones rutinarias y otras no. El objetivo de
los DSS es ayudar a los gerentes que tienen que tomar decisiones cuando
únicamente alguno de los detalles más importantes de las situaciones son
conocidos, es decir bajo condiciones de incertidumbre. Por lo general se
conocen las partes que forman los problemas que tienen que tratar los gerentes
a través de un MIS, aunque quizás sus interrelaciones no se comprendan
completamente.
Un MIS puede ser descrito como una metodología para apoyar
la solución de problemas estructurados y la toma de decisiones. Por el
contrario en un ambiente de un DSS el problema bajo estudio cambia
constantemente, ya sea porque nuevos conjuntos
de condiciones representan oportunidades únicas, situaciones no recurrentes o
debido a que el problema cambia a medida que se amplía la experiencia de las
personas que toman las decisiones. El punto es que a medida que se estudia el
problema con mayor profundidad y se recibe más información la formulación de
éste cambia.
Un DSS debe tener integrada la flexibilidad para poder
responder a las definiciones de problemas cambiantes. Los aspectos del informe
de datos de un MIS se diseñan cuidadosamente de antemano.
En un DSS, los datos contenidos en los informes con
frecuencia los define el gerente
en el mismo momento en que los necesita y no en forma anticipada. Por lo tanto
un DSS ofrece mayor flexibilidad que un MIS. No nos referimos a la eficiencia
del proceso sino en la forma de obtención de la información que es adecuada
para el gerente. Al principio las preocupaciones más importantes son la rápida
ejecución y la disponibilidad de la información, luego en las aplicaciones
repetitivas se puede agregar el procesamiento efectivo.
Un DSS está orientado al problema, a diferencia de un MIS,
que sigue los procesos de toda una organización. Como regla general un DSS se
desarrolla después que la empresa
ha adquirido experiencia en la utilización de los Sistemas de manejo de la Información. De
esta forma los DSS son considerados con frecuencia como una evolución natural
de los Sistemas de Información en computadoras,
y como una etapa en el movimiento
ascendente de apoyo a la información en la jerarquía de la organización ( es
decir, de los niveles operativos, al control de las actividades y a la planificación
administrativa ). Aún cuando un DSS y un MIS difieran en sus objetivos, están
relacionados.
Executive Support Systems (ESS)
Una tercera y más reciente área de estudios se orienta a
los ESS, que son los sistemas utilizados directamente por la alta gerencia, y
que apuntan a un amplio rango de resultados sobre la base de características
tecnológicas diferentes a los DSS. Los beneficios clave se centran en el
mejoramiento de la efectividad de la alta gerencia.
Un buen Sistema de Información Gerencial debería dar
solución a los problemas actuales de los Sistemas de Información.
Los problemas se dividen en dos grupos:
·
A) Referidos a las
aplicaciones: Actualmente son demasiado complejas, son inflexibles y tienen un
alto costo de mantenimiento.
·
B) Referidas a la
Tecnología: las interfaces con los usuarios no son amigables, hay limitaciones
en la carga del trabajo, y las comunicaciones tienen un alto costo económico.
Estos Sistemas se diseñan no tanto para ahorrar tiempo
gerencial, sino para mejorar la calidad del proceso decisorio y la efectividad
gerencial y ejecutiva. Un S.I.G. responde a consultas espontáneas, análisis,
reportes, pronósticos,
análisis de sensibilidad tipo "What if", planeamiento.
Los informes de los S.I.G. deben hacer notar lo importante,
deben ser sencillos, debiendo existir la posibilidad de la disponibilidad de
los detalles. Un S.I.G. saca provecho de los equipos disponibles hoy, que
presentan una relación precio/rendimiento
muy mejorada, en un contexto de recursos
humanos muy restringidos.
·
A) Un S.I.G. deberá
estar soportado por un DBMS (Administrador de Base de Datos).
·
B) Paquete Integrado
de herramientas de análisis de datos poderoso.
El DBMS debe cumplir con lo siguiente:
·
Acceder a los datos
desde todos los ambientes.
·
Posibilidad de
compartir las base de datos entre todos los usuarios.
·
Proveer una visión
simple de los datos que pueda ser claramente entendida.
·
El usuario no necesita
saber como se almacenan los datos, ni como se accede a ellos, sólo tiene que
especificar qué necesita.
·
Debe manejar volúmenes
grandes de información, realizando funciones de mantenimiento diario como el
back-up.
·
Debe soportar un
crecimiento sustancial de la carga de trabajo, e incluir sistemas de detección
y corrección de errores.
Herramientas de análisis de datos. Funciones básica:
·
a) Capacidad para
efectuar consultas simples o complejas, incluyendo condiciones aritméticas y/o
lógicas, tabulando los datos como se necesite, proveyendo totales y
distribuciones fácilmente, con un esfuerzo mínimo.
·
b) Confección de
reportes simples o complejos, especificando encabezamientos, totales por fila o
columna y utilizando datos en cálculos posteriores, evaluaciones estadísticas y
modelos. Esta función además, deberá posibilitar el uso de formularios
pre-existentes o la confección de reportes nuevos.
·
c) Gráficos
comerciales. Hay veces que se necesita ver algo más que la información de
detalle, se necesita tener una visión global y apreciar tendencias y
situaciones irregulares. Utilizando las facilidades gráficas se pueden producir
gráficos de líneas simples o múltiples, nubes de puntos, histogramas simples o
múltiples, diagramas de torta, de superficie, diagramas polares y de radar,
efectos tridimensionales y mapas.
·
d) Análisis
estadísticos. Utilizando las funciones estadísticas, el Departamento de
Finanzas podría determinar la tasa interna de retorno de un programa de
inversión. Control de Calidad podría estar interesado en la relación existente
entre el rango de tolerancia de fabricación y el mantenimiento de los
productos. Comercialización podría querer averiguar si las cifras de ventas de
los años anteriores muestran alguna tendencia o variación estacional. Para
hacer posible esto necesitamos poder contar con funciones estadísticas básicas,
funciones de regresión, rutinas de pronósticos, funciones de cash-flow, etc.
·
e) Planeamiento. Una
función de planeamiento puede ser empleada para definir un modelo, realizar
análisis de sensibilidad, consolidaciones, comparaciones, optimizar variables o
buscar las condiciones necesarias para producir un resultado determinado.
·
f) Control de
proyectos: En este caso la función debería permitir analizar con facilidad y
flexibilidad una red de tareas para poder determinar:
·
1. Qué hay que hacer y
cuando, para terminar un proyecto a tiempo.
·
2. Las tareas críticas
que requieren especial atención.
·
3. El efecto de
algunas restricciones.
·
4. El control del
avance.
·
5. La asignación de
recursos adecuada.
KEOPS (c)
Es un conjunto de teorías,
metodologías, técnicas, y software.
KEOPS entre otras cosas abarca los Sistemas conocidos en el
mercado
como MIS, DSS, y ESS.
KEOPS es Ingeniería
del Conocimiento
e Información Total orientados al Diseño de Estrategias para el Cumplimiento de
Objetivos.
KEOPS debe su nombre a que apuntamos a una pirámide
"con excelencia", como lo es la conocida pirámide egipcia. La estructura
de las empresas
y la información tienen múltiples connotaciones similares a una pirámide. Las
letras que componen K E O P S son las iniciales ( en idioma ingles ) de 5 de
los conceptos fundamentales que se reflejan y se implementan en nuestros
desarrollos :
Knowledge - Excellence -
Objectives - Pyramid - Strategy.
Objetivos de KEOPS.
Los objetivos a que apunta KEOPS son :
·
Inter-comunicación
entre las personas.
·
Aprovechamiento de la
creatividad del personal.
·
Acceso al mundo
exterior.
·
Integración de
aplicaciones informáticas.
·
Administración de la
Información Total.
·
Facilidad de uso por
parte de todos, especialmente de los niveles superiores.
·
Que no exista la
necesidad de aprendizajes previos.
·
Seguridad,
confiabilidad y confidencialidad de la información.
·
Utilización de modelos
interactivos.
·
Uso compartido y mejor
aprovechamiento de los recursos (personas, máquinas, información).
·
Información resumida
hacia los niveles directivos con posibilidad de profundizarla interactivamente.
·
Permitir la inmediatez
decisional con todo el soporte informativo, etc.
Para cumplimentar dichos objetivos debemos implementar una
gran cantidad de ideas, teorías, técnicas, y sistemas, algunos subyacentes en
este trabajo.
Por ejemplo, debemos implementar el "Centro
Informático", debemos efectuar una eficiente administración de la
información total, debemos tener un Sistema de Telecomunicaciones,
acceso a bancos
de datos en el exterior, redes
de computadoras personales, un sistema de correo electrónico,
productos
de software integrados e inteligentes que compartan datos de aplicaciones de
escritorio, planillas electrónicas, graficadores, bases de datos.
Necesitamos sistemas con interfaces amigables, cooperativas,
inteligentes.
Características del tomador de decisiones.
KEOPS ha sido diseñado con los ojos puestos en el tomador
de decisiones.
Esta persona
generalmente posee las siguientes características:
·
Poca disponibilidad de
tiempo.
·
Abarca amplios campos
de conocimiento.
·
Sus conocimientos no
son muy profundos (especializados).
·
Es más bien un
"generalista" que un especialista.
·
Necesita información
correcta, precisa, resumida, concreta, confiable, en el momento.
·
Genera información
confidencial.
·
Desea poder
profundizar rápida y fácilmente en cualquier punto del ciclo informativo.
·
Sus decisiones son más
intuitivas que racionales.
·
Disimula la
ignorancia.
·
No debe depender de lo
que no entienden.
·
Están orientados a la
gente.
·
Cambia frecuente de
prioridades.
·
Trabaja en forma
fragmentada.
·
Debe evitar las sorpresas.
Con respecto a la actividad que desarrollan existen
diversos mitos
:
·
Los gerentes son
planificadores, reflexivos, sistemáticos.
·
El administrador eficiente
no ejecuta actividades con regularidad.
·
Necesita información
detallada.
·
Utiliza los medios
formales para obtenerla.
·
La administración se
esta convirtiendo en una ciencia y una profesión.
Tareas del Ejecutivo-Jefe:
·
Analizar el negocio.
·
Desarrollar y fijar
objetivos generales.
·
Tomar decisiones
básicas que se necesitan para alcanzar estos objetivos.
·
Comunicar los
objetivos y decisiones a su personal gerencial.
Estadísticas sobre el uso del tiempo de un Administrador
indican que del 100% de su tiempo dedicado laboralmente, utiliza:
·
52,8% a reuniones
programadas
·
19,4% a trabajos de
escritorio
·
12,5% a reuniones no
programadas
·
9,7% a comunicaciones
telefónicas
·
5,6% a visitas
Conceptos fundamentales.
Para comprender KEOPS debemos describir primeramente una
serie de conceptos :
Información, Conocimiento, Ingeniería del Conocimiento,
Pirámide, Estrategia,
Objetivo, Análisis de Procesos, Software Inteligente, Centro Informático y
Excelencia.
Vamos a considerar el ciclo: percepción-datos-información-conocimiento-decisión.
Percepción: Percibir es ingresar datos del mundo exterior a
la mente humana por medio de los sentidos.
Datos: Los datos provienen del medio
ambiente. Son todas las señales
que son disparadas en él, y provienen de la naturaleza, de los seres humanos,
de las organizaciones, y demás elementos que afecten al medio. Son los
antecedentes necesarios para el
conocimiento de algo. Podría ser llamada también "información
cruda" (sin análisis). El nivel inferior trata con datos numéricos y
cualitativos (relaciones, esquemas).La captura es automática o manual. Cuando
es manual esto trae aparejado algunos inconvenientes (errores, imposibilidad de
concentrar esa información). Los datos pueden ser históricos o presupuestados.
Pueden ser geográficamente locales, remotos o dispersos.
Información.
Información es el resultado del procesamiento de los datos.
El Ciclo de la información en una Empresa.
Sintetizando la realidad, el Medio Ambiente desde este
punto de vista esta formado entre otros elementos por los proveedores,
los clientes,
y la competencia.
Estos generan continuamente información. Estos datos recibidos del Medio
Ambiente deberán ser captados por nuestro "Centro Informático".
Mediante diversos procesos estos se convierten en Información y luego en
Conocimiento. Este Conocimiento sera la fuente para la Toma de Decisiones para
la fijación de políticas
y normas
referidas al funcionamiento general de la Organización, para cumplir y hacer
cumplir los objetivos impuestos,
utilizando las estrategias diseñadas. Las Decisiones, las Políticas, los
Objetivos y las Estrategias, se implementan mediante los Procesos Organizacionales,
los que influyen en el Medio Ambiente (retroalimentación
o feed-back), dando comienzo a un nuevo ciclo de la información.
Información Total.
Consideramos a la Información Total como la suma de todos
los tipos de información existente. Para ello realizamos distintos tipos de
clasificaciones. Si se desea manejar la Información Total, se debe tener en
cuenta todas ellas.
Clasificación de Información.
·
Por su estructura la
dividimos en estructurada y no estructurada.
·
Por su origen o
ubicación geográfica en interna (local) o externa (remota, dispersa).
·
Por su canal de
comunicación en formal e informal.
·
Por su temporalidad en
histórica, actual y futura.
·
Por su naturaleza en
homogénea y heterogénea.
·
Por su nivel de
análisis, en datos, información y conocimiento.
·
Por sus fines en
administrativa y política.
Información estructurada
Definimos como estructurada a aquella información, que
tiene reglas precisas, para su selección, registro y
recuperación. Ejemplos: Partes de producción,
informes de ventas,
listados de planificación financiera.
Información no
estructurada
Si analizamos detenidamente la definición que dimos de
información, podemos deducir que la mayor parte de la información no posee una
estructura fija, no son datos prefijados con anterioridad, reconocibles
fácilmente por un nombre, un formato y una periodicidad en el tiempo (ésta es
información estructurada).
La Información Total, es además de ésta, información
textual, es decir conceptos explicados más o menos en forma extensa.
En la oficina de
un hombre
de negocios,
aparecen cartas,
memos, libros,
artículos, descripciones técnicas, folletos, discursos,
leyes,
reglamentos, informes, catálogos, resoluciones, etc. Esto es Información No
Estructurada. De esta voluminosa maraña de información deberán surgir 3 o 4
puntos claves que fundamenten la toma de decisiones. El empresario
de la década del 90 debería dejar de decidir sólo en base a su olfato
profesional o su intuición personal.
Debemos contar con software que permita recolectar, y
fundamentalmente, recuperar, el fluir anárquico de información, pensamientos,
ideas, sugerencias, rumores, notas, reflexiones, proyectos.
Un Software Administrador de Información No Estructurada
es, entre otras cosas, una fascinante manera de navegar en nuestras propias
mentes.
Las decisiones empresarias correctas son tomadas, en
promedio, basándonos en un 90 % de información no estructurada, y el 10 %
restante en información estructurada. Debemos ser concientes de que sobre la
primera basamos nuestras principales decisiones.
Otros tipos de
información
Información interna es información cuya fuente original es
el interior de la empresa, dicha información fue generada dentro de éste
ámbito.
Información externa significa lo contrario, pudiendo ser
una orden de compra (información que influye directamente en el flujo
administrativo) o información acerca de un posible comprador extranjero de
nuestra mercadería conocida a través de un banco de
datos en el exterior.
Formal es cuando la información fluye
"formalmente" a través de la papelería normal o los canales
comúnmente utilizados, memorándums, órdenes verbales del jefe, etc.
Informal es la información que no utiza dichos canales como
por ejemplo, rumores escuchados en el café,
una sugerencia de un amigo del club, o un comentario de la secretaría de la
competencia.
Histórica es información recolectada en el pasado,
utilizable para realizar un análisis de lo actuado durante cierto tiempo.
Actual es la información perteneciente al período actual de
proceso.
Futura es información proyectada hacia adelante, por
ejemplo presupuestos.
Homogénea es información referente a una sola unidad
temática, por ejemplo información contable.
Heterogénea es cuando la información se refiere a distintos
temas, por ejemplo información económica, de ingeniería y de psicología.
Datos, Información y Conocimiento, por su importancia lo
explicaremos más adelante.
Conocimiento.
Consideramos al Conocimiento como un eslabón crítico en el
ciclo: percepción-datos-información-conocimiento-decisión
Definimos al Conocimiento como el resultado del
procesamiento de la información, siendo este proceso realizado por herramientas
(razonamiento, lógica,
analogías, inducción,
deducción,
aprendizaje,
experiencia, heurísticas, modelización, simulación, coordinación,
combinación, referencias cruzadas, etc.) para obtener capacidad de generar
autónomamente (sin fuentes
de información adicional) nueva información. El conocimiento es información
más valor
agregado.
Ingeniería del Conocimiento.
Tradicionalmente la Ingeniería del Conocimiento (Knowledge
Engeneering) se ha visto desde el punto de vista del Diseño y Construcción
de Sistemas
Expertos. Sin embargo, consideramos que la Ingeniería del Conocimiento, es
mucho más que eso. Es la
Ciencia que se ocupa del Diseño del Conocimiento. Si este conocimiento
pertenece a un experto humano y se intentará automatizarlo en un Sistema
Computado, podemos decir que estamos frente a la visión tradicional de esta
nueva disciplina.
Pero creemos que existen otros aspectos:
·
El Conocimiento puede
ser generado automáticamente por una computadora.
·
El Conocimiento puede
ser general y no pertenecer a un experto en un campo determinado.
Un caso particular de conocimiento, el más difícil de
automatizar, es el conocimiento del mundo, o sentido común.
Redefinición de Ingeniería del Conocimiento.
Por lo tanto, consideramos a la Ingeniería del
Conocimiento, como la disciplina que estudia la Construcción y Diseño
de herramientas que permitan generar automáticamente nueva información. Se
considera nueva información como información desconocida hasta el momento, dentro
del medio ambiente en que estamos situados.
Centro Informático.
Para garantizar el éxito
de un Sistema como el que estamos planteando debe proveerse una estructura de
soporte adecuada para el usuario final conocida como "el Centro
Informático". Su misión es
proveer servicios
a los usuarios. Estos servicios consisten en herramientas, técnicas, y soporte
que le permitan a los usuarios finales acceder a los datos en sus propios
términos.
Debe entenderse como un concepto abstracto.
Abarca lugares físicos, más diversas metodologías y
técnicas, herramientas de hardware, Software, Comunicaciones, entre otras
cosas. A diferencia del tradicional Centro de Cómputos, el Centro Informático
pone especial atención
en la información "No Estructurada".
Sus objetivos fundamentales son:
·
Crear un usuario final
autosuficiente.
·
Aumentar su
productividad.
·
Mejorar la calidad del
proceso de decisión.
Componentes:
·
Abarca al tradicional
Centro de Cómputos.
·
Es el recinto físico
de las empresas, organizaciones, etc. donde se encuentran centralizados los
soportes de la información ( Ej. Biblioteca ).
·
Abarca Técnicas de
Registro y Recuperación de información y Administración de Bases Documentales.
·
Incluye una serie de
Software específico.
Además de todo el software utilizado tradicionalmente para
administración de información estructurada, el software que puede ser necesario
utilizar en este "Centro Informático" orientado a información no estructurada
abarca:
·
Procesadores de texto
·
Administradores de
Tesauros
·
Software de Registro y
Recuperación de Información
·
Administradores de
Bases Documentales
·
Sistemas de
Hipermedios e Hipertexto
·
Monitoreo de
Documentos
·
Software para Acceso a
Bancos de Datos
·
Reconocedores Ópticos
de Caracteres
·
Sistemas Expertos para
Indización automática y Diseño de Bases Documentales
·
Administradores de
Fuentes de Información
·
Procesadores e
Interfaces de Lenguaje Natural
·
Interfaces
Inteligentes
·
Traductores de
Idiomas.
Objetivos.
Nuestra teoría nos lleva a definir la empresa a partir de
su estructura de objetivos. Como los sectores son sólo agrupamientos físicos,
la estructura de la empresa (tanto jerárquica como funcional) pasa a un segundo
plano, siendo lo fundamental, el análisis de los procesos para el logro de los
objetivos.
Análisis de Procesos.
Definimos un proceso como el conjunto de tareas y
actividades que se necesitan desarrollar para el logro de un objetivo.
Para poder obtener la consecución del objetivo con el mejor
aprovechamiento de los recursos disponibles, se hace necesario realizar un
exhaustivo análisis. Este análisis lo denominamos "Análisis de
Procesos".
El objetivo del "Análisis de Procesos" es lograr
un enfoque integral del tema y efectivizar el logro de los objetivos. Para
ello, primeramente debemos descomponer cada objetivo en procesos, y estos a su
vez en tareas. Cada tarea deberá llevar implícito la función que la
lleva a cabo, los tiempos, los recursos que necesita, etc.
Luego, es fundamental realizar un análisis detallado del modelo,
para rediseñarlo por diversas circunstancias. Un proceso se analiza, revisa,
replantea, o rediseña por diversas causas. Porque no funciona, porque es
demasiado costoso, porque insume demasiados recursos, porque su calidad es
inadecuada, porque buscamos optimizarlo, para encontrar errores de diseño, etc.
Estrategia.
Definiciones de Estrategia:
·
Arte de dirigir,
combinar y coordinar las acciones necesarias y de obrar para alcanzar un
objetivo.
·
Aplicación global y
planificada de medidas para alcanzar un objetivo central o a ventajas
fundamentales para obtenerlo.
La estrategia concibe y formula los planes de las operaciones,
abarca todo el conjunto y determina su marcha.
La táctica enseña la manera de ejecutar los planes de la
estrategia. La estrategia contempla las cosas desde un punto de vista más
elevado y en forma más general que la táctica.
Se deben tener en cuenta los propósitos a los que sirve,
así como también el potencial de los oponentes, si los hubiera, ya que son
fundamentales la cantidad de medios con que se dispondrá para llevarla a cabo.
Tanto la táctica, como la logística,
influyen en la determinación de los objetivos de la estrategia, dado que hay
recursos que limitan el alcance de las posibilidades estratégicas.
El Diseño de estrategias es sin duda un "arte" que
requiere un sinnúmero de cualidades para su creador, es decir el estratega.
Si tenemos en claro el objetivo final, conocemos las
características de donde nos encontramos actualmente (es decir el
estado inicial), cuales son las variables
involucradas, esto es los recursos, y una fiel descripción del
escenario (el medio ambiente), es posible realizar el diseño de estrategias
para el logro del objetivo propuesto.
Los campos en donde se aplica especialmente estas ideas,
son en general donde se necesita llegar al logro de objetivos lo mejor
posicionado posible : Marketing,
Juegos,
Guerras,
etc.
En ellos se podría trabajar con un Sistema Experto en
Diseño de Estrategias, puesto que es en estos campos donde mejor se pueden
aplicar teorías de la denominada ciencia
de la Inteligencia
Artificial.
El concepto de "Pirámide".
Desde nuestro punto de vista, el concepto de
"pirámide" es sumamente clarificador. Podemos comprender y graficar
en forma de "pirámide" diversos aspectos de la realidad. Podemos
representar así a la estructura jerárquica y funcional, las categorías de los
objetivos, procesos y tareas, las necesidades y uso de la información, y el
modelo mental de las aplicaciones.
Gráfico de la pirámide:
C
B
A
En cualquiera de los aspectos tenemos 3 (tres) niveles, y
los mencionaremos desde el inferior al superior.
Estructura Jerárquica y funcional.
·
A) operativo.
·
B) ejecutivo,
directivo o gerencial.
·
C) estratégico.
Decisiones:
Las decisiones cuentan con dos componentes: racionales e
intuitivos. En la actualidad los decisores, al no poder contar con toda la
información racional que necesitan, deben recurrir a su intuición personal,
para la toma de decisiones.
Si bien estamos de acuerdo en la importancia del elemento
"intuición", consideramos que éste se basa en conocimiento implícito
dentro del esquema mental del individuo.
Con esto queremos decir que, cuanto con más información y conocimiento cuente
el individuo, menor será la brecha entre su "intuición personal" y la
realidad.
El objetivo será entonces, no aumentar el componente
racional y disminuir el componente intuitivo, sino aumentar la información para
disminuir la brecha entre la realidad y nuestro posicionamiento
frente a ella. Cuanto menor sea esta brecha, mayor será el éxito
obtenido.
Existen también
decisiones rutinarias y no rutinarias.
Las tareas, los procesos, y los objetivos pueden ser
categorizados y descompuestas sucesivamente.
·
A) tarea
·
B) Proceso
·
C) Objetivo
Los objetivos se dividen en:
Según su importancia:
·
Objetivo Principal.
·
Objetivos Secundarios.
Según los recursos:
·
Objetivos de mínima.
·
Objetivos de máxima.
Según el tiempo que demandan:
·
Objetivos de corto
plazo.
·
Objetivos de mediano
plazo.
·
Objetivos de largo
plazo.
Jerarquía de
objetivos:
Cada paso hacia abajo en la estructura jerárquica de la
empresa consistirá en alcanzar las metas expuestas en el nivel inmediato
superior.
Para llevar a cabo los objetivos, se diseñan estrategias
que llevan a la implementación de diversos procesos. Estos procesos se
subdividen a su vez en tareas. El límite entre proceso y tarea es la
individualidad de la función que los lleva a cabo. Esto significa que si la
función (representada por un departamento, sector, grupo
o persona individual) es lo suficientemente compleja para necesitar llevarse a
cabo por más de una persona, la llamamos Proceso, en caso contrario, Tarea.
Necesidades y uso de la información.
A) Datos.
Procesamiento: Los datos percibidos del medio ambiente son
procesados y generan nueva información.
B) Información.
Toma de decisiones directivas: La información generada por
el procesamiento de los datos lleva a la toma de decisiones para el
cumplimiento de los objetivos fijados, utilizando las estrategias diseñadas. La
implementación de las decisiones, afectan al medio ambiente.
C) Conocimiento.
Fijación de Objetivos, políticas y Diseño de Estrategias:
El procesamiento de la información, genera conocimiento. El conocimiento
generado y elaborado es utilizado para la fijación de los objetivos de corto y
largo plazo, el diseño de estrategias para el cumplimiento de los mismos, y la
fijación de políticas y normas referentes al funcionamiento general de la
organización.
Modelo mental de una aplicación.
·
A) Estímulo y
respuesta.
·
B) Estructura y
funcionalidad.
·
C) Propósito.
Modelos mentales:
El mundo real forma Sub-sistemas Reales. Un sub-conjunto del
mundo real es el medio ambiente, es decir la porción de la realidad que se
encuentra en contacto con nosotros. De ellos se desprenden Sistemas de
Información que se construyen a partir de la realidad.
Los sistemas de información reflejan, con mayor o menor
certeza, los sub-sistemas reales. El ser humano construye en su mente modelos
mentales a partir de los sistemas de información que aprehende, maneja y
administra.
Nuestras decisiones las tomamos en base a estos Sistemas de
Información, es decir nuestro Conocimiento de la realidad.
Los modelos mentales están conformados por ideas y estructuras
conceptuales, que son representaciones del mundo real con el cual
interactuamos. Nuestras ideas son representaciones mentales de cosas concretas.
Un modelo mental completo de una aplicación abarca su
propósito, su estructura y funciones, y su comportamiento
dinámico (estímulos, respuestas).Un modelo mental completo debería tener todos
estos constituyentes.
La probabilidad
del éxito en la toma de decisiones será mayor cuanto menor brecha exista entre
el Sistema Real y el Sistema de Información elaborado.
Software Inteligente.
La tendencia del mercado mundial del Software es hacia la
facilitación de las tareas del usuario.
El usuario no debe necesitar horas de arduo y difícil entrenamiento
para el
aprendizaje de la utilización del computador
o de un software particular.
Las computadoras, gracias a software cada vez más
inteligente, más cooperativo, mas amigable, más fácil de utilizar, más
intuitivo, con una mayor interacción
a un nivel más profundo con el usuario, serán en un futuro cercano, utilizables
por cualquier ser humano sin experiencia previa.
De esta forma, el usuario mismo necesitado de información
se sentará frente a una computadora
y solicitará la información que necesita. En una amable conversación,
intercambiará ideas, para que finalmente el computador "comprenda" lo
que él necesita.
Algunas características deseables de este tipo de software
son :
* Inteligencia
Artificial: Es deseable que los productos de software de la nueva generación
cuenten con razonamiento y características lo más similares posibles a la forma
humana. Para ello, hace más de 40 años se investiga una disciplina llamada
Inteligencia Artificial.
* Interfaces gráficas
y de manipulación directa: Esta característica se refiere a que se busca que el
usuario perciba representaciones de elementos de la realidad, ej. Planillas, mapas, formularios,
planos, calendarios, objetos tridimensionales, etc. La mente esta preparada
para entender gráficos
mejor que textos. El usuario debería ver los objetos que esta acostumbrado a
ver en la realidad (o lo que se corresponda con ello). De aquí surge la
tecnología WIMP (Windows,
Iconos, Mouse,
Pull-Down Menues) implementada en Macintosh, y Windows.
* Interfaces inteligentes: Cuando mencionamos
"Interfaces inteligentes" nos referimos a aquellas que enseñan,
ayudan, y guían, adaptándose al usuario y recolectan información a medida que
el usuario va interactuando con la aplicación. Anticipan las intenciones del
usuario y le facilitan la tarea. Incorporan mecanismos de enseñanza
por retroalimentación.
* Funcionalidad: Tiene que ver con las funciones
disponibles para que el usuario pueda realizar sus tareas. El producto debe
tener un amplio conjunto de funciones, como por ejemplo ayudas en contexto,
menues en contexto, búsquedas no estructuradas de información, copias de
resguardo automáticas, facilidades de edición,
posibilidad de retrotraerse a una versión anterior del proceso, procedimientos
de seguridad,
control y auditoria,
información registral y estadística
del uso y explotación, etc.
* Usabilidad: Tiene que ver con la comodidad con que el
usuario realiza sus tareas. El usuario debe sentirse comprendido por la
aplicación, debe sentir que él gobierna la situación y no que la
computadora lo sobrepasa, se debe sentir competente, confiar en que podrá
seguir gobernando al sistema en el futuro, aprender fácilmente, asimilar
funciones avanzadas y tratar de explorar y explotar los aspectos más potentes
del sistema. Fundamentalmente se debe apropiar del sistema, hacerlo suyo,
disfrutar su uso, y mostrarlo orgulloso a terceros.
Cuando el sistema no es usable, los síntomas son:
aburrimiento en el mejor de los casos, pánico,
confusión, frustración, incomodidad, y si el usuario tiene otra alternativa, lo
deja de usar.
Cómo construir
KEOPS en nuestra Empresa.
KEOPS es un proyecto que
se desarrolla a medida de cada empresa. Por ello se hace muy difícil dar
recetas de cómo debe implementarse.
KEOPS se puede construir de arriba hacia abajo (TOP-DOWN) o
de abajo hacia arriba (BOTTOM-UP). TOP-DOWN significa partir del nivel máximo
de la organización, dándole a este nivel las herramientas para poder
administrar o consultar la información total, a cualquier nivel de profundidad.
En base a esta información total, al fijar o redefinir
objetivos, políticas y estrategias se realimenta el medio ambiente y las fuentes
de información. BOTTOM-UP significa ir consolidando de abajo hacia arriba los
distintos puestos de trabajo en lo que respecta a la información. Finalmente el
último paso será consolidar todas las herramientas en el puesto de trabajo de
máximo nivel.
Administración de tres pantallas.
Para solucionar el problema del mar de información a que
están expuestos los gerentes, KEOPS incorpora un Sistema de "filtro de la
información", en donde cada gerente accede (en primera instancia)
solamente a tres planillas o informes.
·
El informe de enfoque:
que trata sobre la información clave acerca de lo que uno hace.
·
El informe de realimentación:
las buenas y malas noticias acerca de lo que uno hace.
·
El informe de gerencia:
las buenas y malas noticias acerca de lo que hace el personal a cargo.
Excelencia.
Finalmente, un punto que deje para el final, es el de la Excelencia. Todo
lo que describimos con anterioridad debe poseer "excelencia" y todo
debe poder resumirse en ésta mágica palabra. Llamo Excelencia a un estilo
de vida, un estilo de trabajo, que se refleja en KEOPS.
Excelencia es el cuidado excesivo en los detalles. Es la
pasión por lo sobresaliente. Todo debe ser perfecto o por lo menos tender a
ello.
Si queremos ser exitosos, debemos realizar "planes
excelentes" para lograr nuestros "objetivos excelentes", para
ello debemos proponernos tomar "decisiones excelentes" gracias a
contar con "información excelente" procesada con "herramientas
excelentes" apoyadas en "técnicas excelentes" y "teorías
excelentes". Debemos disponer de la menor cantidad de recursos, pero ellos
deberán ser "excelentes", y fundamentalmente debemos rodearnos de
"gente excelente".
Con este trabajo hemos querido presentar un panorama de la
situación del empresario de la década del 90 frente al desafío de la era de la
información, donde el recurso más valioso será el Conocimiento. En los países
más avanzados esto ya es moneda corriente, y dentro de poco tiempo veremos como
se cierran las "fronteras informativas", y ya no podremos acceder a
los países generadores de información. En ese momento tendremos dos opciones,
mirar hacia adentro y contar con el conocimiento que tengamos, o comprar unas
hermosas "latitas" de conocimiento envasado a precios
que no sé si podremos pagar.
Para llegar a ese momento lo mejor posicionado posible,
debemos empezar a prepararnos ya. Para ello necesitamos concientizarnos de la
importancia de esto, y comenzar a trabajar con la mira puesta en el objetivo de
tener las herramientas y la tecnología disponible para contar con el
conocimiento necesario en el momento preciso.
Sabemos que es un proyecto sumamente ambicioso, pero no por
eso debemos dejarlo de lado. Aunque no lo encaremos en una totalidad, debemos
considerar la importancia de "marchar hacia", lo que significa
mentalizarnos e ir diseñando e implementando el proyecto paulatinamente.
