Estimación de Recursos, Costo y Tiempo
ESTIMACIÓN
DE RECURSOS
La planeación de recursos involucra determinar que recursos físicos (personas, equipo, materiales) y que cantidades de cada uno se deberán usar para ejecutar las actividades del proyecto. Por ejemplo:
•
Un equipo de diseño de automóviles deberá estar familiarizado con las
últimas técnicas de ensamblaje automatizado. Este conocimiento requerido se
puede obtener contratando un consultor, mandando un diseñador a un seminario de
robótica, o incluyendo
a alguien del
departamento de manufactura
como miembro del equipo.
Dentro de la información que es necesario recabar
para hacer una buena estimación de los recursos tenemos:
1. La estructura de desglose de trabajo. La
estructura de desglose de trabajo identifica los elementos de trabajo que
necesitarán recursos, y por lo tanto es la entrada principal a la planeación de
recursos. Cualquier elemento de salida relevante de los otros procesos de
planeación deberá ser proveída a través de la estructura de la división del
trabajo para asegurar control adecuado.
2. Información histórica. La información
histórica que informe respecto a los tipos de recursos requeridos para trabajo
similar e proyectos previos deberá ser usada sí esta disponible.
3. Declaración del alcance. Contiene la
justificación del proyecto y los objetivos del proyecto, ambos que deberán ser
considerados explícitamente durante la planeación de recursos.
4. Descripción de recursos. El
conocimiento de que recursos (personas, equipo, materiales) están
potencialmente disponibles es necesario para la estimación de recursos. El
grado de detalle y el nivel de especificación de la descripción del recurso
puede variar. Por ejemplo, durante las fases tempranas de un proyecto de diseño
de ingeniería puede incluir a “ingenieros con experiencia y pasantes en
ingeniería”, Durante las fases posteriores del mismo proyecto puede limitarse a
aquellos individuos que son conocedores del proyecto como resultado de haber
trabajado en las fases tempranas.
5. Políticas organizacionales. Las políticas
de la organización ejecutora respecto a la jerarquía y sobre el alquiler o
compra de suministros y equipos, deberá ser considerada durante la estimación
de recursos.
Herramientas
y Técnicas para la Estimación de Recursos
1. Opiniones
expertas. Las opiniones expertas serán requeridas muchas veces para
calificar las entradas a este proceso. Tal experiencia puede ser proveída por
cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado y
que esta disponible de muchas fuentes que incluyen:
Otras unidades de la
organización ejecutora.
·
Consultores.
·
Profesionales y asociaciones técnicas.
·
Grupos de industria.
2. Identificación
de alternativas. Este es un
término genérico para cualquier técnica usada para generar
diferentes aproximaciones a un proyecto. Hay una gran variedad de técnicas
generales de administración que se usan, las más comunes siendo la lluvia de
ideas y pensamiento lateral.
Los que
se espera obtener
en la estimación
de requerimientos de recursos, es una descripción de que tipos
de recursos son requeridos y en que cantidades para cada elemento de la
estructura de desglose de trabajo. Estos recursos serán obtenidos a través de
adquisición de staff o de una gestión de compras.
ESTIMACIÓN
DE COSTOS
La estimación de costos
involucra el desarrollo de una aproximación (estimado) de los costos de los
recursos requeridos para completar las actividades del proyecto.
La planeación del costo se
inicia con la propuesta para el proyecto. Los costos se estiman durante el
desarrollo de la propuesta por el contratista o el equipo del proyecto. La
sección de costos de una propuesta probablemente consista en tablas de los
gastos estimados por el contratista para elementos como los siguientes:
1. Mano
de obra. Esta parte proporciona los costos estimados para las diversas
clasificaciones de personas que se espera que trabajen en el proyecto, como
pintores, diseñadores y programadores de computadoras. Puede incluir las horas
estimadas y la tarifa por hora para cada persona o clasificación.
2. Materiales.
En esta parte se proporciona el costo de los materiales que necesita comprar el
contratista o el equipo para el proyecto, como pintura, madera, papel tapiz,
arbustos para el jardín, alfombras, papel, objetos de arte, alimentos,
computadoras o paquetes de programas de computación.
3. Subcontratistas
y asesores. Cuando los contratistas o los equipos de proyecto no tienen los
conocimientos o los recursos para hacer ciertas tareas del proyecto, quizá
subcontraten el trabajo o contraten asesores para que los realicen. Algunos
ejemplos de estas tareas incluyen diseñar un folleto, elaborar un manual de
capacitación, desarrollar programas de computación y comprar lo necesario para
una recepción.
4. Alquiler
de equipos e instalaciones. En ocasiones el contratista quizá necesite
algún equipo, herramientas, o instalaciones especiales tan sólo para el
proyecto. Puede ser que el equipo sea demasiado caro para comprarlo si sólo se
va a utilizar en una ocasión o en pocos proyectos. En esos casos el contratista
quizá decida alquilar el equipo por el tiempo que se necesite para el proyecto.
5. Viajes. Si durante el
proyecto se requiere hacer viajes (que no sean los viajes locales), es
necesario incluir estos costos, como los boletos de avión, las habitaciones en
hoteles y las comidas.
Los costos estimados deben
ser agresivos pero realistas. No deben ser fuertemente "rellenados"
para que incluyan fondos de contingencia para cualquier cosa que pudiera
presentarse o salir mal. Ahora bien, si los precios son extremadamente
conservadores, es probable que el costo total estimado para el proyecto sea más
de lo que está dispuesto a pagar el cliente, y más alto que el de otros
contratistas competidores. Por otra parte, si los cálculos son exageradamente
optimistas y se necesita hacer algún gasto inesperado, es probable que el
contratista pierda dinero (en el caso de un contrato de precio fijo) o tenga
que pasar la vergüenza de ir con el cliente a solicitar fondos adicionales para
cubrir excesos de costos.
Dentro de la información que
es necesario obtener para hacer un estimado de los costos del proyecto tenemos:
1. La
estructura de desglose de trabajo. La estructura de la división del trabajo
esta descrito en la Sección 1.3.2. Este será utilizado para organizar los
estimativos de costos y para asegurar que todo el trabajo identificado ha sido
estimado.
2. Requerimientos
de recursos. es determinar que recursos (personas, equipos, materiales) y
en que cantidades de cada uno deberán ser usados para ejecutar las actividades
del proyecto.
3. Tasas
de recursos. El individuo o grupo preparando los estimativos deberá conocer
las tasas unitarias (por ejemplo, el costo por hora del inventario, el costo
por metro cúbico de materias primas) para cada recurso, para poder calcular los
costos del proyecto. Si los costos reales no se conocen, las tasas en si,
deberán ser también estimadas.
4. Estimación
de las duraciones de las actividades. Las estimaciones de las duraciones de
las actividades afectarán los estimativos de costos en cualquier proyecto
5. Información histórica.
Información sobre el costo de las muchas categorías de recursos esta disponible
de una o varias de la siguientes fuentes:
• Archivos de proyecto.- Una o más de las organizaciones involucradas
en el proyecto puede mantener archivos de los resultados de proyectos previos,
que sean lo suficientemente detalladas para asistir en el desarrollo de los
estimativos de costos. En algunas áreas de aplicación, miembros individuales
del equipo de proyecto pueden mantener tales archivos.
• Bases de datos de estimación comerciales.- Muchas veces la
información histórica esta disponible comercialmente.
• Conocimiento del equipo de proyecto.- Los miembros individuales del
equipo de proyecto pueden recordar datos reales o estimados. Mientras que tales
datos pueden ser de algún uso, estos sin embargo serán menos confiables que
datos documentados.
ESTIMACIÓN
DE TIEMPOS
Uno de los aspectos más
importantes de tomar en cuenta es la estimación de los tiempos de ejecución
para cada una de las actividades que conforman a un proyecto, ya que una mala
estimación hace que el proyecto no sea finalizado a tiempo, además del
consabido incremento de los costos.
Dentro de la información que
es necesario analizar para poder hacer una buena estimación del tiempo se deben
tomar en cuenta los siguientes aspectos:
1. Lista
de actividades. La lista de actividades debe incluir todas las actividades
que serán ejecutadas en el proyecto. Deberá ser organizada como una extensión
de la estructura de la división de trabajo para ayudar a asegurar que está
completo y que no incluye actividades que no son requeridas como parte del
alcance del proyecto. Así como con la estructura de la división de trabajo; la
lista de actividades debe incluir descripciones de cada actividad para asegurar
que los miembros del equipo del proyecto entenderán como se deberá de ejecutar
el trabajo.
2. Restricciones. Las
restricciones son todos aquellos factores que van a limitar las opciones del
equipo del proyecto.
3. Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para los procesos
de planeación, serán consideradas como verdaderas, reales, o ciertas. Las
suposiciones generalmente involucran
algún grado de
riesgo y serán normalmente una salida del proceso de
identificación de riesgos.
4. Requerimientos
de recursos. La duración de la mayoría de las actividades se verá
influenciada significativamente por los recursos asignada a ella.
Por ejemplo, dos personas trabajando juntas serán capaces de completar
una actividad de diseño en la mitad del tiempo que le tomaría a cada uno
individualmente realizar la tarea, mientras que una persona trabajando medio
tiempo en la actividad tomará generalmente el doble del tiempo que la misma
persona trabajando tiempo completo.
5. Capacidades
de recursos. La evaluación de la mayoría de las actividades se verá influenciada
significativamente por las
capacidades de los
recursos humanos y materiales asignados a ella. Por ejemplo, si dos
miembros del staff son asignados tiempo completo, se podrá esperar que el
miembro con mayor experiencia complete la tarea en menos tiempo, que le tomará
al miembro con menor experiencia terminar la tarea.
6. Información
histórica. La información histórica de la duración más probable de muchas
categorías de actividades, está muchas veces disponible de una o de más de las
siguientes fuentes:
• Archivos
de proyecto.- una o más de las organizaciones involucradas en el proyecto puede
mantener registros de resultados de proyectos previos que sean lo
suficientemente detallados para ayudar en el desarrollo de los estimativos de
duración. En algunas áreas de aplicación, individuos del equipo de trabajo
pueden mantener tales registros.
• Bases
de datos de estimación comerciales.- mucha información histórica está
disponible comercialmente. Estas bases de datos tienden a ser especialmente
útiles cuando las duraciones no son función del contenido de trabajo real (por
ejemplo, cuánto tiempo se demora el concreto para curar; cuánto se
demora un agente
gubernamental para responder
a ciertas requisiciones).
• Conocimiento
del equipo de proyecto.- Los
miembros individuales del equipo del proyecto pueden recordar
estimativos actuales o previos, los cuales pueden ser útiles, pero son
generalmente menos confiables que resultados documentados.
Herramientas
y técnicas para la estimación de la duración de las actividades
Con el fin de estimar
los tiempos de duración de las actividades,
después de haber reunido la información anterior se pueden utilizar las
siguientes herramientas o técnicas:
1. La opinión experta. La
Opinión experta será requerida muchas veces para acelerar las entradas a este
proceso. Tal experiencia puede ser proveída por cualquier grupo o individuo con
conocimiento o entrenamiento especializado y esta disponible de muchas otras
fuentes que incluyen:
Otras unidades dentro de la
organización ejecutora.
·
Consultores
·
Profesionales y asociaciones técnicas.
·
Grupos de industria
·
Las duraciones son muchas
veces difíciles de estimar porque hay un número de factores que las pueden
influenciar (por ejemplo los niveles de recursos, productividad de los
recursos). La opinión experta guiada por información histórica deberá ser usada
cuando sea posible. Si tal experiencia no esta disponible, los estimativos son
inherentemente inciertos y riesgosos.
2. Estimación
análoga. La estimación análoga, precisa usar duraciones reales de una
actividad previa y similar como base para la estimación de la duración futura
de una
actividad. Es usada
frecuentemente para estimar
la duración de proyectos cuando hay una cantidad limitada
de proyecto (por ejemplo, como en sus fases iniciales) la estimación análoga es
una forma de opinión experta.
La estimación análoga es más
fiable cuando (a) la actividad previa es similar de
hecho y no
solo en apariencia,
y (b) cuando
los individuos que preparan los estimativos tienen la
experiencia necesaria.
PROYECTO DE INGENIERIA DE SISTEMAS
2.1. Estimación de recursos, costo y tiempo.
