Trabajo en equipo es la clave para ejecutar grandes
proyectos de manera efectiva, pero antes, requería que los miembros del equipo
estuvieran físicamente presentes en el lugar de trabajo para colaboración
eficiente.
VENTAJAS
EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE USUARIO
Permiten al usuario tener una guía o
tutorial que les va a permitir iniciar la creación de su página, paso a paso.
Cualquiera puede acceder a crear su página.
Fácil de
usar y aprender.
Personas
situadas en diferentes partes del mundo pueden acceder trabajar en el mismo
documento o manual.
Amplía el
acceso al poder de publicación web para usuarios no técnicos
Es una
herramienta flexible que puede utilizarse para una amplia gama de aplicaciones.
Son
herramientas sin costo.
Permite
tener una información secuencial.
Facilitan
mucho la tarea y como resultados de la disponibilidad de estas herramientas se
ha extendido notablemente el número de usuarios que poseen una página Web.
Permite
dar a conocer diferentes programas para crear páginas Web.
DESVENTAJAS
EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE USUARIO
Pueden
ser manuales con información muy básica, no ofrece
demasiadas opciones y esto debido a que no siempre están hechos por personas
calificadas.
Pueden
carecer de información completa o clara y al realizar acciones complejas se
complica todo y puede generar confusión.
La
información puede carecer de secuencias lógicas o estar desordenadas.
La
importancia de documentar los proyectos
Los expertos y los manuales de buenas
prácticas lo dejan muy claro. Es importantísimo documentar los
proyectos debidamente. No solo durante el planteamiento previo del proyecto y
sus primeros pasos. Es de vital importancia realizar labores de documentación
durante todo el ciclo de vida del proyecto.
En el mundo de las tecnologías de la información
la falta de documentación es un problema recurrente.
Aunque poco a poco vamos enderezando la situación, existen muchos proyectos
antiguos que carecen de ella. Ante su desconocimiento, los profesionales se
sienten desamparados ante posibles imprevistos.
Vamos a repasar los diversos aspectos y beneficios de
documentar los proyectos.
Importancia metodológica
Los profesionales que han formado
parte del desarrollo del proyecto o de una aplicación en concreto son los más
adecuados para documentarlo. El haber participado durante todo el
ciclo de creación del producto hasta su puesta en producción les convierte en
los mejores conocedores del mismo.
Lamentablemente el personal técnico es reacio a
documentar los proyectos por varias razones:
- Incomprensión de la importancia metodológica.
- No consideran que la documentación forme parte de
sus tareas.
- No consideran que la documentación pueda formar parte de
su currículo o un mérito en su carrerLa importancia de
documentar los proyectosa profesional.
Por esta razón, un desarrollador con dotes
para documentar es un profesional muy apreciado.
Importancia práctica
Documentar los proyectos es un hecho muy valorado por
parte de los usuarios finales, clientes y equipos de soporte. Todos estos
colectivos se benefician de ella. Los directores de proyecto fomentan las
labores de documentación, ya que saben de su importancia práctica
tanto en sus equipos, como en los clientes.
Comunicación
En algunas ocasiones la única manera que tienen los
técnicos de comunicarse con algunos colegas es la documentación. Sobre todo en
equipos de trabajo muy extensos, documentar los proyectos es la mejor manera
de comunicar cambios.
Reputación
El equipo de soporte debe contar con la documentación
más completa y actualizada. En caso contrario la resolución de
problemas puede verse afectada y repercutir negativamente en el
servicio y por lo tanto en la imagen de la empresa.
Contingencias
En el caso de que se sufran contratiempos graves,
documentar los proyectos asegura el tener un plan de recuperación de desastres.
Esto repercutirá positivamente, reduciendo los tiempos
de actuación y resolución de los problemas.
Transferencia de conocimiento
Es muy importante documentar los proyectos desde el
paso previo a su inicio. Existen proyectos que se paran durante meses y que son
retomados por otras personas. Estos equipos recién llegados deben contar con
todo el conocimiento necesario para retomar y volver a
arrancar el proyecto.
En proyectos ya en marcha, es vital que los empleados
que se incorporan a posteriori puedan ser autónomos lo
más rápido posible. Esto se consigue con documentación precisa llena de información
y procedimientos.
En proyectos a medida, lo normal es transferir
el conocimiento al cliente a través de una completa documentación.
Normalmente este tipo de aspecto se suele regular previamente por contrato.
